A Cégépítők podcastban Matusz Balázzsal készített riportot Egerszegi Krisztián. Miért érdekes ez? Azért, mert ebből a részből többek között kiderül, hogy miért elengedhetetlen egy jól működő tudásbázis kiépítése. Persze csak akkor, ha számodra is meggyőző egy több, mint 32 milliárdos forgalmat bonyolító és 270 főt foglalkoztató vállalkozás sikertörténete.
Amióta a fejemben megszületett a Tudásrendszer ötlete, számtalan visszaigazolást kaptam hasznosságáról. A legfontosabb persze az, hogy a gyakorlatban is megtapasztaltam, mekkora segítség és mennyi munkát levesz az emberről, de jött szembe sok más megerősítés is, pl. amikor a tudásbázis-építés a Minner 2023-as vállalkozás ötletei között is felbukkant, mint lehetőség.
Aztán kijött a Cégépítők podcast csatornán egy epizód, ami Matusz Balázzsal, a Matusz-Vad Zrt. alapítójával készült. Elkezdtem hallgatni, és a 25. perc 45. másodpercében eljött egy igazi „Úristen! Ez az!” pillanat. Ez a lényege a mi rendszerünknek is! Azt eddig is tudtam, hogy a Cilindereseknél működik az elképzelés, de basszus, most beigazolódott, hogy egy több, mint 32 milliárdos cég számára is stabil alapot tud biztosítani.
A működési szabályzat és a tudásbázis
Matusz Balázs zseniális érzékkel és hihetetlen munkabírással kezdett bele vállalkozásába. Először „one man show”-ként működött, de nagyon gyorsan kinőtte magát, és hamarosan eljött a pillanat, hogy külsős tanácsadókat kérjen fel, hogy segítsenek rendbe rakni a cég folyamatait. A már említett 25 perc 45 másodpercnél elmondta, hogy ezek a „szakik” azt tanácsolták neki, hogy mindenképpen készítsen egy működési szabályzatot a cégnek. Ő ezt akkor egy „nem szeretem” feladatnak érezte, de végül rászánta magát, és megírta a szabályzatot, amit aztán első lendülettel a fiókba hajított. Aztán amikor néha a kezébe került, mindig a működéshez igazította – utólag. Ám hamarosan rájött, hogy ez bizony így nem jó. Felismerte, hogy semmi értelme egy olyan működési szabályzatnak, ami köszönőviszonyban sincs a tényleges működéssel. Ehelyett az lenne az ideális, ha a cég úgy működne, ahogy a működési szabályzatban le van írva, a működési szabályzatot pedig össze kellene kapcsolni egy testreszabott tudásbázissal.
A céges tudásbázis haszna és tapasztalatai
Nem győzöm hangsúlyozni, hogy a fenti podcast epizód egésze aranyat ér – rengeteg tudás és gyakorlati tipp hangzik el benne. Az alábbiakban összefoglalom, mi az ami bennem a tudásbázissal kapcsolatban a leginkább megragadt.
Betanítás
A Matusz-Vadnál a betanítás gyakorlatilag teljesen automatikussá vált. Amikor a munkavállaló munkába áll, már tisztában van a feladataival, így senkinek nem kell hosszadalmas betanításra áldoznia az idejét. Ez hogy lehetséges? Úgy, hogy a tudásbázisban ott van minden, amit az adott munkavállalónak tudnia kell. És nem elég, ha csak futólag átpörgeti, hanem vizsgát is kell tennie belőle! Ha a cég a munkába állást a sikeres vizsgához köti, a betanulási idő gyakorlatilag 1 hétre rövidül, és az új kolléga a 2. héten már hozzáad a céghez – ő is termel és teljes értékűen munkába állhat.
Ezáltal nagyon sok idő megspórolható. Korábban a betanítás során a vezetőkre hatalmas felelősség hárult, és nagyon sok munkát igényelt a részükről. Ezt az időt ma már alkotó, értékteremtő munkára tudják fordítani.
Folyamat-kontrolling – A tudásbázis folyamatosan fejlődik
Biztos Te is találkoztál már olyan esettel, amikor az új kolléga valamit megtanult, majd egy ideig úgy csinálta a dolgát, ahogy kellett, ám egyszer csak arra lettél figyelmes, hogy kimaradtak lépések és már nem pont úgy végezte a munkát, ahogy az a cégnek jó lett volna. Ilyenkor a legtöbb cégnél valaki leül az adott munkatárssal és újra megtanítja neki a feladatokat, rengeteg munkaórát elégetve ezzel.
Mindez a Matusz-Vadnál úgy néz ki, hogy ha kiderül, hogy valaki eltér a tudásbázisban leírtaktól, akkor a folyamat-kontrolling részleg megvizsgálja, hogy vajon az újfajta megközelítés nem hasznosabb-e az adott feladat elvégzésére, mint a korábbi. Ha arra jutnak, hogy hasznosabb, akkor módosítják a tudásbázisban található leírást. Azonban ha kiderül, hogy az új módszer nem hatékonyabb, akkor az adott munkavállalónak át kell ismételnie a tudásbázisból a megfelelő részt, és ismét vizsgát kell tennie. Így biztosítva van a minőség, továbbá a cég egységesen magas színvonalú szolgáltatást tud nyújtani.
Évente vizsgáznak a kollégák
A tudás kopik. Biztos neked is nehezedre esne elmondani egy verset, amit még a középiskolában tanultál ezelőtt 20 évvel. De ha valaki készült már fel egyetemi vizsgára úgy, hogy a félévben főleg kocsmázott és az utolsó egy hétben tanult meg mindent, biztosan tudja, hogy a tudás nem állandó. A tudást szinten kell tartani, és erre a Matusz-Vadnál nagyon odafigyelnek. A kollégáknak minden évben vizsgázniuk kell a tudásbázis rájuk vonatkozó részéből, tanúbizonyságot adva arról, hogy valóban tudják, amit tudniuk kell. Így mindenki folyamatosan szinten tartja a tudását.
A tudásbázis bevezetése – Kezdeti ellenállás után őszinte lelkesedés
Az ember alaptermészetéből fakadóan fél a változástól és az újtól – ezért maradnak benne sokan rossz párkapcsolatokban, és ezért nem változtatnak egy rosszul működő cég folyamatain. Az ismert rossz sok esetben biztonságosabbnak tűnik, mint a bizonytalan új.
Így volt ez a Matusz-Vadnál is, viszont onnantól kezdve, hogy Balázs keresztülvitte a tudásbázis-rendszer használatát – csak az kaphatott jutalékot, aki sikeresen levizsgázott az anyagból – mindenki rájött, hogy ez mekkora segítség. A vezetők azóta el sem tudják képzelni, hogy bármiféle eltérés legyen a működési szabályzattól. Ez a rendszer egyértelműen hozzájárult ahhoz, hogy olyan szinteket érjenek el, amiről korábban Balázs álmodni sem mert volna.
A tudás legyen a cégé
Talán te is ismersz olyan értékesítőt, aki titkolja kapcsolatait. Nem lehet róla pontosan tudni, mit csinál. Hozza a számokat, de ha ő elmegy a cégtől, akkor az általa bonyolított forgalom is vele megy. Ilyen esetben fellép „a farok csóválja a kutyát” esete, mert a tudás nem a cégben van, hanem a dolgozó fejében. Ez azonban életveszélyes.
A podcast beszélgetés folyamán is feljött, hogy a covid idején brutális fluktuáció volt a Matusz-Vadnál, és ha nem lett volna meg a céges tudásbázis, akkor a cég földbe állt volna, mert több olyan ember is elment, akik kulcspozícióban voltak. Ha kizárólag a kollégák fejében lett volna a tudás, akkor esély sem lett volna a zökkenőmentes működés fenntartására.
„Ez nálunk nem működne”
Döbbenetes, hogy a mai világban mennyi hasznos információ áll rendelkezésre. Ha valaki meghallgatja ezt az egy podcast részt, már abból olyan tudást szerezhet, aminek alapján akár el tud kezdeni felépíteni egy saját céget, és olyan növekedést érhet el, amit korábban elképzelni sem mert volna.
Az adásból is kiderül, hogy Matusz Balász nem akar titkolózni, és szívesen megosztja másokkal, mi és hogyan működik náluk, ám ezután sokan azt mondják, hogy az ő cégükben nem működne.
Nehéz megcsinálni? Biztosan. Egy tudásbázis felépítése bizony kemény munka. Viszont az érzés, amikor nem kell századszor is elmondanod ugyanazt a kollégának, hanem csak átküldöd neki az adott tudásbázis-lecke linkjét, az megfizethetetlen. Ha most mélyen magadba nézel, akkor tudod, hogy rengeteg olyan ezerszer elismételt téma van, amit ha egyszer leírnál, akkor soha többet nem kéne elmondanod. Ha összeadod fejben, hogy ezzel mennyi időt spórolhatnál, akkor rájössz, hogy bármekkora feladat is most összerakni a tudásbázisodat, hosszú távon nagyon megéri. Ráadásul tudunk Neked ebben segíteni.
Segítünk a tudásbázisod felépítésében
Természetesen a Tudásrendszer nem azonos azzal a rendszerrel, amiről a podcastban szó van, hiszen az a Matusz-Vadra igazított egyedi fejlesztés. De céged hatékonysága a Tudásrendszer segítségével ugyanúgy jelentős mértékben fejleszthető: a tudás átláthatóan, linkelhető módon áll majd a kollégák rendelkezésére, továbbá a munkatársakat kiírhatod különböző vizsgákra. Ezek alapján el tudsz indulni azon az úton, aminek lépéseit a podcastban részletesebben is meghallgathatod.
Hallgasd meg a teljes adást
Érdemes végighallgatnod a teljes adást a Cégépítők podcast csatornán, mert a fentiekben én csak egy kb. 30 perces részt emeltem ki belőle. Nagyon sok további hasznos és értékes gondolatot hallhatsz és tanulhatsz az összesen több, mint másfél órás beszélgetésből.
Egy válasz
Ez a rész különösen tetszik:
…”ha kiderül, hogy valaki eltér a tudásbázisban leírtaktól, akkor a folyamat-kontrolling részleg megvizsgálja, hogy vajon az újfajta megközelítés nem hasznosabb-e az adott feladat elvégzésére, mint a korábbi….”